会議力!
会議は疲れることが多い。議論白熱ならまだいい。説明会のために多くが集まったり、肝心な論点がおざなりにされたりすると、実に疲れる。
無駄な会議というのは結構あるのではないだろうか。本書では、よくある無駄な会議を「なんちゃって会議(結論がでない会議)」「マンネリ会議(内容のない定例会議)」「参加することに意義がある会議」「主催者の自己満足会議」「声が大きい人の独演会」などに分類している。あるあるそういうの・・と思われる向きもあると思う。
本来会議でやることは、アイデアを出すこと、アイデアをまとめて基本方針の合意形成を行うことだとする。創造的な会議を目指したい。
そのための7か条はこれ:
1.そもそも会議は必要なのか
2.目的や議題を明確化する。
3.アウトプット、意思決定を明確化する。
4.事前に十分な準備をする
5.時間を守る
6.議事録を作成する
7.会議を創造的な活動の場と心得る
創造的な会議に必要な役割は『ファシリテーター』である。
(日本ファシリテーター協会のURL: http://www.faj.or.jp/ )
アイスブレークのやり方、ポストイットや模造紙の使い方、図解の効用、ペイオフマトリックスなどいくつかの道具が紹介されている。これいいんじゃない!というヒントがたくさんあっていい。
経営改革や中期計画など終日かけて行うような会議(あるいは合宿)には、とても参考になるノウハウが紹介されている。
会議は、たぶん日常的にあると思う。メールも電話もそうだ。ビジネスシーンで日常的にあるものは、ともすると現状維持のまま何年も変わらないことがある。10年前の議事録スタイルと今日の議事録を比べてみよう。何か変化はあっただろうか。5年前の会議と今日の会議はどんな違いがあるだろうか。
日常よくあるプロセスは、一度冷静に分析(採点)してみるといい。
あるいは、他社のいい事例を参考にしてみるのもいい。
先日紹介したトリンプのM&S会議などは、好例だ。二分以内に次々に決断していくのだからすごい会議である。
会議を採点するポイントを書き出してみよう。
時間は? 発言機会は? 創造的な意見がたくさん出た? 会議満足度は?
議事録の書き方は? 司会者の進め方は? 事前準備の資料は?・・・
などなど。これから1ヶ月の間それをモニターしてみよう。
何かが変わる。(かも)
★★★★☆+ファシリテーター
・会議をなんとかしたい方
・トリンプの会議に興味をもった方
・ファシリテーターになりたい方